10 обязательных функций системы управления отелем

Если вы владеете отелем или управляете им, вы уже знаете, что это непростая задача. 

Между управлением бронированиями, персоналом, запасами и опытом гостей есть бесчисленное множество задач, которые нужно совмещать ежедневно. 

К счастью, именно тут на помощь приходит система управления отелем – она берет на себя большую часть административной работы, позволяя вам сосредоточиться на создании превосходного впечатления у гостей. 

Однако при таком множестве вариантов бывает сложно понять, какие именно функции стоит искать в системе управления отелем. 

Читайте дальше, чтобы узнать о 10 обязательных функциях системы управления отелем для оптимизации работы и повышения эффективности.

Приступим!

Что такое система управления отелем?

Система управления отелем (HMS) – это программное обеспечение, которое автоматизирует и управляет повседневными операциями отеля. 

Таким образом, она охватывает работу стойки регистрации и бэк-офиса, такие как:

• Booking и управление бронированиями, 
• распределение номеров,
• выставление счетов и обработку платежей, 
• Управление запасами,
• составление графиков работы персонала и
• управление информацией о гостях. 

По сути, HMS – это инструмент, который помогает оптимизировать работу вашего отеля, одновременно улучшая общее впечатление гостей.

Почему эффективная система управления отелем так важна?

1. Оптимизирует операционные процессы

Качественное система управления отелем автоматизирует множество повседневных задач по управлению отелем, помогая сократить количество ошибок из-за человеческого фактора и экономить время.

2. Улучшает впечатления гостей

HMS может улучшить впечатления гостей, делая процесс заезда и выезда быстрее и удобнее.

Кроме того, использование HMS гарантирует своевременную уборку и подготовку номеров, что обеспечивает гостям быстрое и качественное обслуживание.

3. Помогает принимать решения на основе данных

Внедрение HMS дает вам ценные данные о работе вашего бизнеса, таких как загрузка номеров, доходы и расходы.

Таким образом, вы сможете принимать решения на основе данных и отслеживать эффективность своего бизнеса и выявлять области для улучшения.

4. Помогает управлять деловыми отношениями

Система управления отелем служит единым центром для общения и совместной работы. 

Благодаря этому вы сможете выстраивать отношения с ключевыми сторонами, такими как гости, персонал и поставщики.

10 функций системы управления отелем, на которые стоит обратить внимание

1. Управление онлайн-бронированием

Управление онлайн-бронированием является неотъемлемой частью любого программного обеспечения для отелей, и это критически важно, поскольку позволяет управлять бронированиями и резервациями в режиме реального времени.

Благодаря этому вы можете обеспечить максимальную загрузку и доход, ведь система также автоматически обновляет записи о бронированиях при новых бронированиях или отменах гостей.

Кроме того, управление онлайн-бронированием упрощает процесс бронирования как для вас, так и для ваших гостей.

Например, вы можете позволить гостям сравнивать цены и удобства онлайн, что упрощает выбор объекта, наиболее подходящего под их потребности.

Более того, гости могут мгновенно получать подтверждение своих бронирований, а значит, вашему персоналу не нужно подтверждать каждую резервацию вручную.

Гости охотнее выбирают отель с удобной онлайн-бронирование системой бронирования, поэтому они с большей вероятностью оставят положительный отзыв, если вы предложите удобную и простую в использовании платформу для бронирования.

? Полезный совет

OTA SYNC, это универсальная система управления отелем, благодаря своим Система бронирования, позволяет вам:

• Предлагать гостям актуальные цены и наличие номеров, 

• Продавать дополнительные и сопутствующие услуги,
• Просматривать все объекты на одном настраиваемом календаре и многое другое.

2. Управление номерным фондом

Управление номерным фондом позволяет вам контролировать доступность номеров и избегать двойных бронирований. 

Имея актуальную картину по свободным номерам, вы можете увеличить доход за счет:

• Продажи неиспользуемых номеров,
• Установки динамических цен в зависимости от сезона и типа номера и т. д.

Кроме того, вы можете максимизации заполняемости и установления оптимальных тарифов. 

Более того, видя доступные номера и их статус, ваш персонал может быстро оформить бронирование по запросу.

Когда речь идет об обслуживании номеров, ваш персонал сможет удобнее планировать уборку, ремонт или заселение в свободные номера.

Функция управления номерным фондом в HMS позволяет вам повысить заполняемость и потенциальный доход при этом эффективнее управлять операциями в режиме реального времени.

3. Интеграция с POS-системами и платежами

Интеграция с POS-системой отличный способ управлять транзакциями на месте в единой системе.

Благодаря интеграции с POS-системой вы можете оптимизировать своими операциями, например, отслеживать запасы, управлять продажами и обрабатывать платежи. 

Таким образом, ваш персонал сможет быстро и эффективно обрабатывать заказы гостей, обеспечивая мгновенное проведение транзакций и обработку платежей, сводя время ожидания к минимуму.

Более того, благодаря отслеживанию уровня запасов и данных о продажах, POS-система позволяет вам:

✨ Определить, какие товары продаются лучше всего, 

✨ Что способствует росту выручки, и 

✨ Как оптимизировать ассортимент меню и цены.

Таким образом, вы сможете контролировать запасы и остатки на складе в режиме реального времени, предотвращая как нехватку, так и избыток товара.

? Полезный совет

Продукт OTA SYNC, OTA Payments, это полностью интегрированный платежный шлюз, который автоматизирует и принимает платежи от клиентов через различные каналы:

• Онлайн, 
• В заведении, или 
• Через мобильные устройства.

4. Аналитика и отчетность

Аналитика и отчетность — еще одна важная функция HMS, поскольку она позволяет вам отслеживать и анализировать ключевые показатели эффективности (KPI):

• Доход на доступный номер, 
• Уровень загрузки, и 
• Среднюю стоимость номера в сутки.

Анализ этих KPI позволяет вам принимать взвешенные решения и разрабатывать стратегию которое повышать доход и улучшать качество обслуживания клиентов.

Кроме того, эта функция предлагает настраиваемые отчеты адаптированные под ваши конкретные потребности, включая финансы, маркетинг и операционную деятельность.

Эти отчеты используют данные, собранные программным обеспечением, чтобы вы могли лучше понимать работу своего бизнеса и оптимизировать ее для повышения эффективности.

Более того, аналитика и отчетность нужны не только для оценки вашего объекта. Они также позволяют вам сравнивать свои KPI с показателями конкурентов.

Так вы сможете лучше понять свое положение на рынке, а также сильные и слабые стороны, чтобы своевременно скорректировать стратегию.

? Полезный совет

Знаете ли вы, что с OTA SYNC можно получать расширенные отчеты по доходам, финансам и работе отеля?

Более того, вы можете автоматически получать нужные отчеты такие как отчет менеджера, отчет по уборке номеров, доски задач и любые другие отчеты, прямо на почту.

5. Доступность с мобильных устройств 

Учитывая, что большинство людей проводят почти на 2 часа больше времени в смартфонах, чем за компьютером, доступность с мобильных устройств становится критически важной.

Это позволяет вашему персоналу управлять операциями удаленно, обеспечивая большую гибкость и эффективность работы.

• Мобильные варианты онлайн-регистрации и бесключевого доступа улучшают впечатления гостей, сокращая время ожидания и делая доступ в номер удобнее.
• Мобильные консьерж-сервисы дают гостям удобный доступ к информации о проживании, отеле, местных достопримечательностях и рекомендациям. 

Кроме того, гости могут изменять существующие бронирования, создавать новые или запрашивать дополнительные услуги, такие как обслуживание номеров или уборка.

• Улучшенная коммуникация – Обеспечивает каналы прямой связи для общения с гостями в режиме реального времени.

6. Интеграции

Интеграции жизненно важны для HMS, ведь они упрощают рабочие процессы и повышают эффективность операций, одновременно улучшая впечатления гостей.

Кроме того, они позволяют подключаться и обмениваться данными с другими платформами и функциями, такими как:

✨ Управление каналами продаж  – Обеспечивает синхронизацию всех онлайн-каналов продаж и их обновление в реальном времени, снижая риск овербукинга.

✨ Обработка платежей – Обеспечивает быструю, безопасную и автоматическую обработку платежей.

✨ Программа для управления хозяйственной службой – Позволяет персоналу оптимизировать работу хозяйственной службы, автоматизируя задачи по уборке номеров и поддерживая актуальность данных о номерном фонде.

✨ И многое другое.

? Полезный совет

С OTA SYNC вы можете подключиться к ведущим онлайн-турагентствам (OTA), а также популярным платежным и маркетинговым платформам таким как PayPal, Stripe, AdriaScan и HubSpot.

7. Управление доходами

Управление доходами поможет вам анализировать и прогнозировать тенденции спроса, устанавливать оптимальные ценовые стратегии в зависимости от рыночной ситуации, прогнозировать доходы и многое другое, чтобы максимизировать прибыльность. 

Таким образом вы получаете доступ к ценным данным, которые помогают принимать обоснованные решения и корректировать цены на номера соответствующим образом.

8. Улучшенное управление гостями и качество обслуживания

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) является важным аспектом гостиничного менеджмента, поскольку позволяет вам:

• Глубже понимать своих гостей и 
• Отслеживать их поведение, предпочтения и интересы.

Благодаря этому вы можете персонализировать их опыт на основе предыдущих взаимодействий с вашим отелем. 

Благодаря этому вы можете улучшить впечатления гостей и повысить уровень их удовлетворенности и лояльности.

Кроме того, гости ценят программы лояльности потому что чувствуют, что вы цените их и вознаграждаете за верность.

Например, вы можете стимулировать клиентов, предлагая особые привилегии, скидки и акции, такие как повышение категории номера, поздний выезд, аренда автомобиля и так далее.

? Полезный совет

Приложение для гостей от OTA SYNC предлагает быстрое заселение, персонализированные рекомендации и мгновенные уведомления, чтобы повысить лояльность и улучшить впечатления гостей.

9. Безопасность данных 

Оформление бронирований и платежей означает работу с конфиденциальной информацией и данными гостей. 

Поэтому при выборе системы управления отелем обращайте внимание на соответствие стандартам PCI-DSS и PSD2.

Кроме того, обратите внимание на наличие 3D-защиты и токенизации.

10. Управление персоналом и коммуникация

HMS должна упрощать общение между менеджерами, персоналом и гостями, обеспечивая бесперебойную работу отеля и повышая качество обслуживания гостей.

Таким образом, с помощью HMS вы можете:

• Позволить менеджерам оптимизировать составление графиков сотрудников и управление рабочим временем.
• Назначать задачи членам своей команды и отслеживать статус их выполнения.
• Использовать централизованную систему внутренней коммуникации, чтобы свести к минимуму недопонимание.
• Отслеживать эффективность сотрудников и формировать отчеты об их работе.

Подводя итоги

HMS играет ключевую роль в работе и успехе отеля, поскольку предоставляет единую платформу для управления бронированиями, финансовыми операциями, коммуникацией и маркетинговой деятельностью.

Более того, перечисленные выше функции системы управления отелем:

• Помогают вашему персоналу работать эффективнее, 
• Обеспечивают гостям максимально комфортное пребывание,
• Помогает вам максимизировать доходи других факторов.

И среди множества решений HMS есть одно, которое отвечает всем этим требованиям, и даже больше.

Как OTA SYNC может оптимизировать работу вашего отеля?

OTA SYNC это комплексное облачная система управления отелем, охватывающая каждый этап процесса бронирования и обеспечивающая максимальную удовлетворенность гостей.

Благодаря централизованной панели управления OTA SYNC предлагает широкий набор функций, охватывающих управление объектами, бронированиями, каналами продаж и стратегиями дохода. 

Поэтому наше программное обеспечение предоставляет функции, которые гарантируют безупречную работу вашего отеля: 

? Возможности кастомизации предоставляют настраиваемые фильтры, контент, карты и акции, отражающие стиль вашего отеля.

? панель управления для нескольких объектов позволяет видеть все ваши объекты на одном календаре без переключения между вкладками.

? Готовый к использованию инструмент повышения дохода который позволяет изменять и адаптировать цены в зависимости от конкретных дат и прайс-листов, а также вносить массовые изменения для больших диапазонов дат и многое другое.

? Центр управления несколькими объектами позволяет подключить к вашему сайту индивидуально настроенный модуль бронирования.

Соответствие стандартам PCI DSS и PSD 2, токенизация, сквозное шифрование и аутентификация 3D Secure обеспечивают безопасность и защиту данных.

? Менеджер каналов позволяет управлять и обновлять наличие номеров, тарифы и бронирования в режиме реального времени, обеспечивая полную синхронизацию данных.

? Настройки налогообложения для разных рынков вы можете легко настроить.

? Премиум-функциями такую как Банкеты и мероприятия а также решения для управления SPA и оздоровительными услугами, которые улучшают работу организации и впечатления клиентов.

? Решения для управления хозяйственной службой обеспечивают эффективное распределение задач, обновление статуса номеров в реальном времени и слаженную коммуникацию между сотрудниками хозяйственной службы. 

? И это далеко не всё.

Готовы подробнее изучить OTA SYNC?

Зарегистрируйтесь в OTA SYNC уже сегодня чтобы упростить и централизовать работу вашего отеля. 

Читайте также:

Какие преимущества дает система управления отелем?

Что такое система управления отелем (PMS): полное руководство

5 лучших программ для управления отелем, которые стоит попробовать в 2024 году