11 советов по эффективному управлению несколькими объектами размещения [руководство]

Управление несколькими объектами недвижимости может напоминать жонглирование слишком большим количеством мячей сразу, это действительно непросто! 

Между техническим обслуживанием, множеством бронирований и соблюдением законодательных требований приходится держать под контролем очень многое. 

Но при наличии продуманного плана вы сможете поддерживать бесперебойную работу и радовать гостей.

Вот 11 советов, которые помогут вам эффективно управлять несколькими объектами недвижимости. 

Приступим!

Какие 3 главные сложности возникают при управлении несколькими объектами недвижимости?

Поскольку управление несколькими объектами недвижимости — задача непростая, на этом пути неизбежно возникнут определенные проблемы и трудности.

• Управление временем При работе с несколькими гостями и объектами поддерживать порядок бывает сложно, ведь приходится совмещать разные графики, задачи и сроки. 

Без эффективной системы вам может быть сложно расставлять приоритеты и справляться со всеми задачами вовремя.

• Коммуникация – Из-за большого количества взаимодействий при работе с несколькими гостями и объектами четкая и своевременная коммуникация становится сложнее. 

Если не уделять этому должного внимания, вы рискуете пропустить важные сообщения, задержать ответы и создать недопонимание.

• Масштабирование бизнеса – Расширение портфеля объектов сопряжено с собственными трудностями, такими как увеличение административной нагрузки и потребность в дополнительных ресурсах. 

Управление большим количеством объектов без отлаженных процессов может привести к беспорядку и потенциальному снижению качества обслуживания.

Поэтому первый совет покажет вам более отлаженный и менее стрессовый подход к управлению недвижимостью.

11 советов для эффективного управления несколькими объектами недвижимости

1. Выберите систему управления недвижимостью (PMS)

Она не только помогает PMS отслеживать всю информацию об объектах недвижимости в одном месте, но и помогает вам автоматизируют рутинные операции такую как

• Сбор арендной платы, 
• бухгалтерский учет и 
• техническое обслуживание всех объектов, которыми вы управляете.

Системы PMS отлично экономят время, ведь они снижают вашу нагрузку благодаря функциям автоматизации и широким возможностям.

? Полезный совет:

OTA SYNC, резкий онлайн-PMSупрощает и автоматизирует управление объектами любого типа и размера.

Таким образом, она предлагает решения, включающие:

• инструменты отчетности, 
• Выставление счетов и биллинг, 
• Управление хозяйственной службой, 
• инструменты обработки платежей и многое другое.

Более того, ее панель управления несколькими объектами позволяет управлять несколькими объектами из единой централизованной панели в одном окне.

Так что независимо от того, управляете ли вы отелями, кондоминиумами, виллами, арендным жильем и прочим, панель показывает все ваши объекты и дополнительную информацию, такие как:

✨ Все заезды, выезды и продления проживания, 

✨ Статус бронирования,

✨ Типы номеров,

✨ Каналы бронирования,

✨ Доход за выбранный период и

✨ Страну ваших гостей.

2. Документируйте все

Вам следует вести подробный учет договоров, инспекций, страховых полисов и истории технического обслуживания каждого объекта.

Эта документация пригодится в период налоговой отчетности или в случае возникновения спора.

Например, если гость поднимает вопрос об услугах или ремонтных работах, выполненных в его номере, наличие четкой документации поможет быстро урегулировать ситуацию. 

Поэтому храните все документы в одном месте, например, в отдельной папке на компьютере или в облачном хранилище, чтобы всегда иметь к ним доступ, когда это нужно.

3. Разместите информацию о своих объектах

Для того чтобы привлекать новых гостей, важно размещать информацию о вашем объекте на подходящих площадках. В зависимости от вашей целевой аудитории вы можете продвигать свои объекты разными способами:

✨ Онлайн-размещение – популярный способ продвижения ваших объектов благодаря широкому охвату. 

Среди самых популярных площадок можно назвать такие, как Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia и другие.

✨ Профессиональные фотографии – обязательно используйте качественные фотографии, которые показывают лучшие стороны объекта, чтобы привлечь больше потенциальных гостей.

✨ Виртуальные туры – отличный способ дать потенциальным гостям полное и точное представление об объекте. 

Они позволяют показать все детали, включая такие мелочи, как шкафы и ниши. 

✨ Печатная реклама – обращайте внимание на местные газеты и рекламные щиты, а также общайтесь с местными риелторами, чтобы расширить охват аудитории.

✨ Рекомендации знакомых – предлагайте бонусы за рекомендации нынешним и бывшим гостям, если они приводят новых постояльцев.

✨ Социальные сети – укрепляйте свое присутствие в интернете, чтобы бесплатно продвигать объекты и распространять информацию о кампании, или используйте платную рекламу с таргетингом.

? Полезный совет:

⟦0⟧ Менеджер каналов помогает управлять и обновлять доступность номеров, тарифы и бронирования в режиме реального времени, обеспечивая согласованность данных на всех каналах продаж, включая ваш сайт.

Так вы сможете эффективно управлять распределением номеров и избежать переизбытка бронирований или недозагрузки. 

Благодаря автоматическим обновлениям канал-менеджер:

• Снижает риск ошибок при вводе данных вручную, 
• Обеспечивает то, что изменения мгновенно отображаются на всех подключенных каналах и
• Повышает узнаваемость ваших объектов размещения.

На центральной панели управления вы легко можете подключить основные ОТА и сервисы аренды жилья и настроить комиссию и цвет календаря.

4. Автоматизируйте процесс бронирования

Наличие системы онлайн-бронирования на вашем сайте крайне важно для ускорения процесса резервирования. 

Система бронирования может автоматизировать процесс резервирования и позволить гостям проверять наличие номеров, просматривать цены и оформлять безопасные бронирования в режиме реального времени без вашего участия.

Таким образом, это устраняет необходимость в ручной обработке бронирований, снижает количество ошибок и упрощает процесс резервирования как для вас, так и для ваших гостей.

Более того, наличие персонализированной системы бронирования повышает узнаваемость бренда и увеличивает количество прямых бронирований.

Наконец, обязательно выберите систему бронирования, которая проста в использовании и можетбеспрепятственно интегрироваться с вашей PMS.

? Полезный совет: 

⟦0⟧ мультиобъектное управление систему онлайн-бронирования позволяет вам сохранять и поддерживать уникальность вашего бренда с помощью настраиваемых фильтров, контента, карт, акций и списков предложений.

Благодаря этому все ваши объекты будут автоматически узнаваемы на всех рекламных каналах.

5. Настройте динамическое ценообразование

Наличие гибкой системы ценообразования также крайне важно, поскольку она позволяет вам корректировать цены в зависимости от рыночного спроса и других значимых факторов.

Это особенно важно, если вы управляете несколькими объектами, поскольку вы можете корректировать цены для каждого объекта отдельно, а не устанавливать одинаковую цену для всех.

Например, динамическое ценообразование позволит вам повысить тариф если конкретный объект пользуется высоким спросом и имеет мало доступных номеров.

С другой стороны, если у объекта много доступных номеров и спрос на него невысок, вы можете снизить цену чтобы привлечь больше гостей и заполнить объект.

? Полезный совет:

Благодаря динамическому ценообразованию ОТА вы можете максимизировать доход корректируя цены на основе: 

• Рыночного спроса, 
• Доступности номеров,
• Дополнительных услуг,
• Промокодов, 
• Сезонности и 
• Других важных факторов, а не по универсальному шаблону для всех.

Таким образом, вы легко можете настраивать планы цен и ограничений, выбирая тип питания, фиксацию цены, минимальный срок проживания и множество других параметров, а также менять детали на ходу.

6. Отслеживайте свои финансы

Когда вы управляете несколькими объектами, контроль финансов критически важен для поддержания прибыльности и здорового денежного потока.

Прежде всего, ведите отдельный финансовый учет для каждого объекта и вносите все операции, такие как доходы от аренды, расходы, ремонт, техническое обслуживание и прочее, в соответствующие журналы учета.

• Используйте бухгалтерское программное обеспечение для категоризации операций, выставления счетов, отслеживания платежей и формирования финансовых отчетов.
• Отслеживайте расходы и следите, чтобы они не выходили за рамки бюджета.
• Отслеживайте денежный поток, чтобы сравнивать доходы от аренды с расходами и трендами прибыли. Это поможет вам увидеть, сколько денег поступает от ваших объектов и сколько уходит из бизнеса.

? Полезный совет:

Управление несколькими объектами может быть непростой задачей из-за разных финансовых потребностей и сроков для каждого из них. Как же легко держать все под контролем?

OTA SYNC отслеживает все ваши финансовые документы и обеспечивает актуальные и точные записи.

Кроме того, сервис предлагает расширенные отчеты и аналитику до управлять доходами, финансами и отчетами по объектам.

Таким образом, вы можете получить подробную аналитику по:

• Уровню заполняемости
• Продолжительности пребывания
• Количеству бронирований
• Заездам по каналам и странам, 
• Отчетам по темпам продаж и другому.

На самом деле, вы можете получайте исчерпывающие отчёты на вашу почту с нужной периодичностью, без необходимости вручную настраивать параметры! 

Это позволяет всегда быть в курсе финансового состояния вашего объекта без лишних усилий.

7. Автоматизируйте платежи

Управлять платежами для одного объекта уже достаточно хлопотно, не говоря уже о более крупном портфеле. Так почему бы не автоматизировать этот процесс?

В зависимости от выбранного программного обеспечения вы можете использовать такие функции как рекуррентные платежи, автоматическое формирование счетов и отслеживание платежей. 

Кроме того, вы можете принимать оплату от гостей через различные каналы, включая онлайн, в самом отеле или через мобильные устройства. 

Большинство PMS-решений предлагают функции обработки платежей. Тем не менее, обратите внимание на то, как они обрабатывают конфиденциальные данные и какие протоколы безопасности используют.

? Полезный совет:

OTA Payments это полностью интегрированный платёжный шлюз, соответствующий стандарту PCI DSS который поддерживает интеграции с различными платёжными системами, такими как Stripe, PayPal, Flutterwave, Wombi и другие.

Кроме того, он поддерживает различные способы оплаты, включая банковские и виртуальные карты, электронные кошельки и другие.

Более того, OTA SYNC позволяет переводить средства на ваш банковский счёт в местной валюте, чтобы избежать комиссий за конвертацию. 

Эта возможность работы с несколькими валютами особенно полезна, если ваши объекты находятся в разных странах. 

8. Держите под контролем налоги

Если вы управляете несколькими объектами в разных городах, регионах или даже странах, важно детально разобраться в местном налоговом законодательстве.

Стоит подумать о сотрудничестве с бухгалтером или налоговым консультантом, чтобы избежать ошибок и не столкнуться с юридическими или финансовыми проблемами в будущем.

Кроме того, ведите подробный учёт по всем объектам для налоговых целей. 

Этот учёт включает отчёты о доходах и расходах, сведения об улучшениях объекта, даты транзакций, информацию об арендаторах и другое.

В результате вы не только упростить подготовку налоговой отчетности, но и воспользоваться налоговыми вычетами на ремонт, техническое обслуживание и амортизацию.

? Полезный совет:

Налоговое законодательство часто меняется, поэтому важно следить за последними новостями, нормативными изменениями и при необходимости обновлять свои записи и документацию.

OTA SYNC работает в 150 странах и позволяет устанавливать разные налоговые ставки и настройки в зависимости от рынка или региона, в котором вы работаете.

Это убережет вас от штрафов и нарушений налогового законодательства.

9. Управляйте общением с гостями

Довольный гость не только возвращается снова, но и рекомендует вас новым клиентам.

И один из ключевых факторов, влияющих на удовлетворенность гостей, это умение обрабатывать их запросы, решать возможные проблемы и так далее, быстро и без задержек.

Например, вы можете создавать настраиваемые шаблоны для типичных вопросов или ситуаций, таких как инструкции по заезду, часто задаваемые вопросы или сообщения о подтверждении бронирования.

Кроме того, вы можете использовать чат-ботов для автоматической обработки общения с гостями . Чат-боты могут отвечать на часто задаваемые вопросы, предоставлять важную информацию и даже оформлять бронирования.

? Полезный совет:

⟦0⟧ Ask Concierge функция в составе приложению для гостей обрабатывает запросы в режиме реального времени и позволяет гостям получать важную информацию о проживании, знакомиться с внутренними правилами и так далее.

10. Обслуживайте и проверяйте свои объекты

Вам следует проверять состояние своих объектов ради вашего блага и удобства гостей.

Важно вовремя выявлять потребности в обслуживании и проверять, что гости соблюдают условия проживания и внутренний распорядок. 

Также будьте готовы справляться с внештатными ситуациями такими как проблемы с арендаторами, аварийные ситуации на объекте и другие непредвиденные события.

Поэтому обязательно имейте план действий на случай непредвиденных обстоятельств для решения подобных ситуаций.

Для гостей проактивность в решении проблем говорит о многом и помогает выстроить лояльность и доверительные отношения.

? Полезный совет:

⟦0⟧ Модуль управления хозяйством включает единую панель управления для эффективного распределения задач, обновления статуса объекта в реальном времени и других функций.

Он предлагает автоматизированные графики уборки, уведомления о техническом обслуживании и другие возможности, а также позволяет отслеживать такие важные параметры, как тип объекта, количество гостей, статус объекта и многое другое.

11. Оформите страховое покрытие

Страховое покрытие защищает вашу недвижимость и имущество от стихийных бедствий, пожаров, краж и других повреждений. 

Таким образом вы защищаете свои инвестиции от значительных убытков в непредвиденных обстоятельствах.

Также стоит рассмотреть страхование ответственности, которое защитит вас, если гость получит травму на территории объекта. 

Например, страховка может покрыть его медицинские расходы, выплаты по инвалидности и другие применимые суммы.

Управляйте несколькими объектами с помощью OTA SYNC

Независимо от того, управляете ли вы жилой недвижимостью или домами для отдыха, правильный выбор PMS позволяет вам автоматизировать все процессы и рутинные задачи.

OTA SYNC, универсальная PMS-система, предоставляет вам мощные инструменты и решения для:

? Обозначить различные уровни доступа которые могут быть у гостей, владельцев объектов и владельцев букинг-порталов.

? Настраивайте динамическое ценообразование в зависимости от спроса, сезонности, и других факторов.

? Получите прямые бронирования через модуль бронирования, который можно внедрить на ваш сайт.

? Создайте неограниченное количество счетов где вся информация подтягивается автоматически, вам остается лишь выбрать статус и добавить дополнительные услуги.

? Управлять все объекты недвижимости из единого центра управления и получайте наглядный обзор загрузки, платежей и других данных в нашем цветном календаре с функцией перетаскивания.

? Получайте обновления и уведомления в режиме реального времени на ходу благодаря нашему мобильное приложение, доступному для iOS и Android.

И это лишь малая часть того, что может предложить OTA SYNC.

Хотите узнать больше?

Начните 14-дневную бесплатную пробную версию с доступом ко всем функциям, благодаря чему управление несколькими объектами становится не только удобным, но и прибыльным.

Читайте также:

10 лучших приложений для гостей отеля для вашего бизнеса

5 лучших решений для управления каналами аренды жилья для отдыха 

8 советов для начала бизнеса по управлению арендой жилья для отдыха