Что такое система управления отелем (PMS): полное руководство

Если вы работаете в гостиничном бизнесе, вы наверняка слышали термин «система управления недвижимостью» (PMS). 

Однако, как это часто бывает с технологическими новшествами, люди неохотно их используют из страха или недостаточного доверия. 

К сожалению, именно так можно упустить такие отличные решения, как PMS. 

Система управления отелем в отеле необходимо, если вы хотите оставаться на шаг впереди конкурентов.

Но что такое PMS на самом деле и какую еще пользу она может принести вашему бизнесу?

Читайте дальше, чтобы узнать все тонкости работы системы управления недвижимостью отеля и почему она является незаменимым инструментом для успешного управления отелем.

Приступим!

Что такое система управления недвижимостью (PMS) в отеле?

Система управления недвижимостью (PMS) это программное обеспечение, которое помогает отелям управлять повседневными операциями, такими как бронирование, заезд, выезд, выставление счетов и уборка номеров.

По сути, это инструмент, который упрощает работу отеля и помогает улучшить впечатления для гостей.

Ее можно рассматривать как цифровой эквивалент стойки регистрации отеля, позволяющий персоналу отеля управлять всеми аспектами пребывания гостей из единого центра.

Какие ключевые функции есть у системы управления недвижимостью в отеле?

Типичная PMS-система состоит из нескольких модулей, каждый из которых отвечает за конкретные операции отеля.

1. Управление бронированием

Позволяет персоналу отеля управлять бронированиями, от создания бронирований до их изменения или отмены.

Таким образом, это помогает вам управлять доступностью номеров и обеспечивает точность данных о бронированиях.

Более того, вся информация не просто хранится централизованно, но и позволяет вашим гостям бронировать номера онлайн через сайты бронирования (OTA) или напрямую на вашем сайте.

2. Управление стойкой регистрации

Модуль стойки регистрации управляет всеми процессами заезда и выезда гостей, включая назначение номеров, приём платежей и обработку депозитов. 

Он также обрабатывает запросы гостей об услугах отеля, удобствах и близлежащих достопримечательностях.

3. Управление каналами продаж

Менеджер каналов распределяет номерной фонд отеля по различным онлайн-каналам чтобы вы могли расширить охват и получить больше бронирований.

Так вы сможете подключиться к различным каналам продаж и OTA, глобальной дистрибьюторской системе (GDS), метапоисковикам и другим сервисам.

4. Управление доходами

Управление доходами представляет собой набор инструментов для того, чтобы максимизировать доход за счёт оптимизации цен и доступности ваших продуктов или услуг.

Например, вы можете устанавливать динамическое ценообразование которые будут корректировать цены и предложения в зависимости от спроса, сезонности, цен конкурентов и тенденций бронирования.

В модуле управления доходами вы также можете:

• Отслеживать и управлять доступностью номеров по типам номеров, ограничениям и датам недоступности.
• Использовать исторические данные, рыночные тенденции и предиктивную аналитику, чтобы прогнозировать спрос на разные периоды.
• Анализировать модели бронирования и поведение клиентов, чтобы предугадывать будущие изменения спроса.
• Адаптировать ценовые стратегии под конкретные сегменты клиентов.
• Находить возможности для того, чтобы продавать дополнительные услуги или категории номеров. 
• Сравнивайте показатели вашего отеля с отраслевыми показателями.
• Отслеживайте ценовыми стратегиями конкурентов.
• Отслеживать и контролировать KPI, такими как средняя стоимость номера (ADR), Доход на доступный номер (RevPAR), и уровень заполняемости.

5. Гостевой опыт

Управляет и хранит базу данных с информацией о гостях, их предпочтениях и истории которую можно использовать для персонализированного сервиса и таргетированного маркетинга.

Например, вы можете создавать программ лояльности или специальные предложения для постоянных клиентов.

Более того, вы также можете автоматизировать процессы до и после проживания письма, благодарственные записки и так далее.

6. Управление хозяйственной службой

Отвечает за задачи хозяйственной службы: уборку номеров, техническое обслуживание и управление запасами.

Вот некоторые из ключевых функций, которые охватывает управление хозяйственной службой:

• Обновление статуса номера в режиме реального времени убран, требует уборки, проверен.
• Автоматическое назначение задач на основе статуса номера, приоритета и других критериев.
• Управление запасами, включая учет белья, пополнение запасов и так далее.
• Бюро находок отслеживание и возврат потерянных вещей.

7. Управление платежами

Этот модуль управляет финансами отеля, включая выставление счетов, взыскание задолженности и обработку платежей, и фиксирует финансовые операции, чтобы вы могли видеть финансовые показатели отеля.

Более того, интегрировав PMS-систему с платёжной системой, вы сможете автоматизировать процессы оплаты и предложить различные варианты оплаты для ваших клиентов.

Например, они смогут оплачивать кредитными картами, виртуальными картами, Google Pay и другими способами.

8. Отчётность

Возможность отслеживать эффективность работы отеля по всем каналам и направлениям необходима для того, чтобы понимать, что работает, а что нет.

Благодаря этому вы сможете принимать решения на основе данных.

Здесь на помощь приходят функции отчётности и аналитики, предоставляющие широкий набор отчётов:

? Отчёты по загрузке Показывают процент занятых номеров за определённый период.

? Отчёты по доходам Отражают общий доход, полученный отелем.

? Финансовые отчёты Расходы, связанные с операционной деятельностью, обслуживанием и другими категориями.

? Анализ эффективности каналов Оценка эффективности различных платформ бронирования и OTA.

? Отчёты по удовлетворённости гостей Отзывы и оценки гостей, позволяющие выявить области для улучшения.

9. Безопасность и соответствие требованиям

При работе с конфиденциальной информацией включающей данные гостей и сведения о кредитных картах или платежах, крайне важно дать гостю уверенность в том, что никакого вреда не будет причинено.

Поэтому качественная PMS-система охватывает шифрование данных, контроль доступа, защита данных гостей, резервное копирование данных, защищённые API и интеграции, соответствие местному законодательству и так далее.

? 6 дополнительных функций, которые должны быть у топовой PMS

Помимо ключевых функций, лучшие PMS-решения предлагают дополнительные возможности, которые упрощают рабочие процессы и улучшают впечатления гостей.

1. Облачная система

Хотя большинство современных систем управления отелем работают в облаке, лишний раз уточнить эту информацию не помешает.

Итак, чем облачная PMS лучше локальной системы?

✨ Она более экономически выгодно поскольку эксплуатационные расходы ниже.

✨ угрозой риск потери данных ниже.

✨ Она гораздо более гибкая.

Хотите разобраться в этой теме подробнее? Легко, загляните в наш блог, Почему стоит выбрать облачную PMS вместо локальной? и найдите больше интересных деталей.

2. Наличие мобильного приложения

Наличие мобильное приложение обеспечивает более быстрый доступ к информации. 

Более того, оно также позволяет быстро вносить обновления и изменения на ходу, не говоря уже о том, что оно обеспечивает более удобный пользовательский опыт.

3. Персонализированные налоги и сборы

Более продвинутые системы управления отелем предлагают возможность настраивать и применять определённые сборы с учётом предпочтений гостей, местного законодательства и других факторов.

Так вы сможете адаптировать свою ценовую структуру под нужды конкретных гостей и соблюдать региональные налоговые требования.

4. Обеспечение отличной поддержки клиентов

Если вы когда-нибудь искали PMS на Capterra или похожих платформах, вы наверняка замечали, что одна из самых частых жалоб касается клиентской поддержки или её отсутствия.

Медленная и неэффективная служба поддержки может стать серьёзным препятствием для сотрудничества. По данным опроса Zendex, 73% клиентов уходят к конкурентам после нескольких неудачных взаимодействий.

5. Удобный и понятный интерфейс

Интуитивно понятная PMS значительно сокращает время на обучение персонала и обеспечивает плавный переход на новую систему. 

Чем быстрее вы и ваша команда освоите систему, тем раньше сможете начать её использовать.

Более того, то же самое касается и ваших гостей если у вас есть мобильное приложение. 

6. Централизованная панель управления

Как только вы поймёте, насколько незаменима централизованная панель управления, вам уже не захочется возвращаться к старым методам работы.

Она показывает вам полную картину всех процессов в режиме реального времени включая операции, задачи, бронирования, статистику и многое другое, всё в одном месте.

Зачем использовать систему управления отелем?

На что обратить внимание при выборе подходящей PMS для вашего отеля

Хотя решения PMS дают немало преимуществ, у них также есть потенциальные недостатки.

Поэтому, прежде чем выбрать PMS, убедитесь, что она:

✨ Предоставляет функции, которые действительно вам полезны.

✨ Обладает надежными мерами безопасности.

✨ Обеспечивает оперативную поддержку клиентов.

✨ Предоставляет интеграции актуально для вас.

✨ Имеет простое и быстрое внедрение.

✨ Предлагает достаточно вариантов настройки.

✨ Предоставляет беспроблемную миграцию данных.

✨ Соответствует вашему бюджету.

Подводя итоги

Внедрение надежной PMS в работу вашего отеля становится необходимостью если вы стремитесь к:

• эффективности, 
• росту выручки, 
• принятию решений на основе данных и 
• безупречному взаимодействию с гостями. 

Однако, многие PMS-решения охватывают лишь одну или две функции и не предоставляют полного набора возможностей.

Так что, если вы ищете PMS, которая объединяет все необходимые функции в одном решении, у нас есть то, что вам нужно — OTA SYNC.

Почему OTA SYNC должна стать системой управления вашим отелем?

OTA SYNC это универсальное облачное программное обеспечение для управления недвижимостью которое упрощает и автоматизирует управление отелями и частными объектами размещения. 

Наша главная цель — максимизировать преимущества технологические решения привнести в индустрию гостеприимства.

Итак, что мы можем предложить?

✅ Беспроблемное подключение без помощи персонального менеджера.

✅ панель управления для нескольких объектов который позволяет управлять несколькими объектами через единую панель управления и избегать овербукинга.

✅ Гибкие налоговые и общие настройки учитывающие особенности конкретного рынка.

✅ защита с двухфакторной аутентификацией на базе Microsoft Azure.

✅ Возможности динамического ценообразования позволяют самостоятельно настраивать параметры продаж и цен в рамках заданных ограничений.

✅ двустороннее соединение с OTA, платформами бронирования, а также возможностью использования iCAL-ссылок и открытого API.

✅ Удобный модуль бронирования который позволяет гостям бронировать номера напрямую, проверять их наличие, просматривать цены и многое другое.

✅ Решение для управления уборкой обеспечивают эффективное распределение задач, обновление статуса номеров в реальном времени и слаженную коммуникацию между сотрудниками хозяйственной службы.

✅ Guest App чтобы улучшить впечатления гостей благодаря быстрому заселению, персонализированным рекомендациям и мгновенным уведомлениям в любой момент.

✅ Платежный процессор OTA SYNC, полностью интегрированный платежный шлюз, который мгновенно и безопасно автоматизирует обработку транзакций.

Готовы присоединиться к OTA SYNC?

Зарегистрируйтесь в OTA SYNC уже сегодня и раскройте весь потенциал, который предлагает наша PMS.

Узнайте больше

5 лучших программ для управления отелем, которые стоит попробовать в 2024 году

Когда наступает подходящее время для смены вашей PMS?

Как выбрать подходящую систему управления отелем